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  • Datenschutz

Datenschutz-Erklärung des ifs

Das ifs bietet Hilfe und Unterstützung an.
Die Klientinnen und Klienten, die zum ifs kommen,
müssen verschiedene Daten von sich angeben.
Das sind zum Beispiel

  • Name,
  • Adresse,
  • Telefonnummer,
  • E-Mail-Adresse.
  • Versicherungs-Nummer,
  • Art der Behinderung,
  • oder andere persönliche Angaben.

Diese Daten nennt man personen-bezogene Daten.
Mit diesen Daten kann man direkt herausfinden,
wer die Person ist.

Immer wenn hier von Daten die Rede ist,
meinen wir diese personen-bezogenen Daten.

1.   Wichtiges zum Thema Datenschutz

Daten müssen geschützt werden.

Datenschutz ist ein Grundrecht.
Grundrechte sind Rechte,
die Menschen in einem Staat haben.
Das ist zum Beispiel die Meinungs-Freiheit,
das Brief-Geheimnis oder eben der Datenschutz.

Das ifs muss die Daten von Klientinnen und Klienten schützen.
Das Gesetz schreibt das vor.
Auch die Fach-Personen im ifs müssen die Daten
der Personen schützen, die sie beraten.
Nur so haben die Klientinnen und Klienten Vertrauen
zu den Beraterinnen und Beratern des ifs.

Das ifs verarbeitet personen-bezogene Daten.

Das Verarbeiten von Daten bedeutet,
dass etwas mit den Daten gemacht wird.
Sie werden zum Beispiel aufgeschrieben,
gespeichert oder geordnet.
Aber auch die Weitergabe oder das Löschen von Daten gehört dazu.

Das ifs darf die Daten nur für die Beratung verwenden.
Anderen Personen, Firmen oder Institutionen können
und dürfen diese Daten nicht verwenden.

Manchmal ist es aber notwendig,
dass die Daten an andere Stellen weiter gegeben werden.
Das ist genau geregelt, wann das möglich ist.

  • Die Klientin oder der Klient selbst
    können diese Erlaubnis geben.
  • Das kann ein Vertrag sein.
    Darin ist geregelt,
    an wen das ifs die Daten weiter geben darf.
  • Manchmal müssen die Daten weiter gegeben werden,
    weil sonst vielleicht etwas Schlimmes passieren könnte.
    Etwas Schlimmes kann zum Beispiel sein,
    wenn eine Person von Selbstmord spricht.
    Dann muss das ifs das einer Ärztin oder einem Arzt melden.
  • In bestimmten Situationen muss das ifs Daten weitergeben,
    weil das in einem Gesetz so geregelt ist.

Das ifs dokumentiert Daten,
wenn mit Klientinnen und Klienten gearbeitet wird.

Dokumentieren bedeutet das Aufschreiben und Speichern von Daten.

Im ifs werden diese 3 Arten von Dokumentationen gemacht.

  • Das Dokumentieren von finanziellen Leistungen
    Das ifs bietet Dienst-Leistungen an.
    Das sind zum Beispiel Beratung, Unterstützung oder Therapie.
    Diese Leistungen werden zu einem großen Teil
    vom Land, vom Staat Österreich
    oder von den Gemeinden bezahlt.
    Das ifs muss also genau aufschreiben,
    wer die Leistung bekommt und warum.
    So kann überprüft werden, was jemand bekommen hat.
    Und wie viel jemand bekommen hat.

    Die Daten werden manchmal an die Stellen weitergegeben,
    die die Leistungen bezahlen.
    Das ist gesetzlich oder mit einem Vertrag so ausgemacht.
    Die Daten müssen eine bestimmte Zeit lang aufbewahrt werden.
    Danach muss das ifs die Daten löschen.
  • Das Dokumentieren durch Fach-Personen
    Im ifs arbeiten viele verschiedene Fach-Personen.
    Zum Beispiel Pädagoginnen und Pädagogen,
    Sozial-Arbeiterinnen und Sozial-Arbeiter,
    Psychologinnen und Psychologen,
    Psycho-Therapeutinnen und Psycho-Therapeuten.
    Diese Fach-Personen müssen sich an Gesetze halten.
    Dazu gehört auch, dass sie bestimmte Daten verarbeiten.
    Auch diese Daten müssen eine bestimmte Zeit
    lang aufbewahrt werden.
    Danach muss das ifs die Daten löschen.
  • Das Dokumentieren bei Beratungen
    Wer eine Beratung beim ifs möchte,
    muss meistens einen Beratungs-Vertrag unterschreiben.
    Ohne Beratungs-Vertrag gibt es keine Beratung
    und keine Unterstützung.
    Manchmal reicht aber auch eine mündliche Verständigung.
    Dann braucht es keinen schriftlichen Vertrag.
    Die ifs Beraterin oder der ifs Berater sagt der Person,
    welche Daten sie unbedingt angeben muss.

Verschwiegenheit
Das ifs will die Klientinnen und Klienten
möglichst gut beraten und schützen.
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterliegen der Verschwiegenheit.
Das bedeutet, dass sie nichts weitererzählen dürfen,
was in der Beratung besprochen wird.
Das ist ganz wichtig für das Vertrauen zur Beraterin oder zum Berater.

Sie dürfen auch keine Daten weitergeben.
Es gibt ein paar Gründe, wann das doch möglich ist.
Diese Gründe sind bei Punkt 7 aufgezählt.

2. Wer ist von den Datenschutz-Bestimmungen betroffen?

Die Bestimmungen sind für alle Klientinnen und Klienten des ifs wichtig.

3. Welche Daten nimmt das ifs auf?

Wer eine Dienstleistung des ifs in Anspruch nimmt,
muss  die Stamm-Daten angeben.
Das sind zum Beispiel:

  • Vorname, Nachname,
  • Geburts-Datum,
  • Telefon-Nummer, Anschrift, Mail-Adresse,
  • Geschlecht,
  • Familienstand,
  • Sozial-Versicherungs-Nummer,
  • Staats-Angehörigkeit.

Die Daten, die das ifs für die Beratung nicht braucht,
werden auch nicht erfasst.

Manchmal ist es nötig, die Daten von Personen zu erfassen,
die nicht in Beratung sind.
Das sind zum Beispiel Familien-Mitglieder
oder Personen aus dem Umfeld.
Die Daten dieser Personen werden vom ifs genauso geschützt.

In der direkten Beratung braucht es oft noch zusätzliche Daten.
Zum Beispiel eine Diagnose,
oder das Aufzählen der Leistungen,
die jemand schon bekommen hat.

4. Warum nimmt das ifs Daten auf und verarbeitet sie?

Manche Daten braucht das ifs, um gut arbeiten zu können.
Manchmal schreibt ein Gesetz vor,
welche Daten verarbeitet werden müssen.
Manchmal werden Daten zum Schutz
von anderen Personen verarbeitet.

Es gibt verschiedene Gründe, warum das ifs Daten verarbeitet.

  • Das ifs kann nur dann eine Beratung durchführen,
    wenn die Klientinnen und Klienten ihre Daten angeben.
  • Für die fachliche Dokumentation.
    Die Fach-Personen im ifs müssen genau aufschreiben,
    wie sie arbeiten.
  • Für die Abrechnung mit den Stellen,
    die die Kosten zahlen.
    Wenn zum Beispiel eine Gemeinde etwas bezahlt,
    will sie natürlich wissen, was mit dem Geld passiert.
  • Für die Statistische Auswertung.
    Zum Beispiel wie viele Personen aus welcher Gemeinde
    Beratung in Anspruch nehmen oder ähnliche Fragen.
    Dabei werden die Daten anonym verwendet.
    Das bedeutet, dass die richtigen Namen nicht angegeben werden.
  • Damit die Qualität der fachlichen Arbeit gut ist.
    Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im ifs dokumentieren,
    was sie mit den Klientinnen und Klienten gearbeitet haben.
    Das kann dann nachgeprüft werden.
  • Für die Überprüfung der Arbeit im ifs und mit anderen Stellen.
    Das ifs kann so zeigen, was mit den Daten passiert ist.
    Die Daten können so nicht von den falschen Personen
    oder Stellen verwendet werden.
    Das ifs weiß immer, wo die Daten sind.
    Oder wer diese bekommen hat.

5. Wie nimmt das ifs Daten auf?
Und wie speichert das ifs die Daten?

Alle Daten, die das ifs speichert, sind geschützt.
Zugriff auf die Daten haben nur Personen,
die das auch dürfen.
Sie haben dann eine Berechtigung. 
Daten werden auch nicht automatisch weitergegeben oder verändert.
Das können nur Personen machen, die dafür zuständig sind.

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des ifs
kennen sich mit dem Datenschutz aus.
Sie können nur auf die Daten zugreifen,
die sie unbedingt brauchen.
Und auch nur solange wie das nötig ist.

Das ifs hat 2 Möglichkeiten, Daten aufzunehmen.

  • Bei einer Beratung oder einer Unterstützungs-Leistung.
  • Wenn ein Online-Formular auf der ifs Website ausgefüllt wird.
    Website ist ein englisches Wort und bedeutet Internet-Seite.
    Man spricht es so aus: Web-Seit

Die Daten werden vom ifs in einem Computer-System bearbeitet,
das dem ifs selber gehört..
Die Daten bleiben damit in Österreich und in Liechtenstein.
Die Daten sind gesichert.
Nur wer eine Berechtigung hat,
kann mit den Daten arbeiten.

6. Wie lange speichert das ifs die Daten?

Die Daten werden so lange gespeichert,
wie es nötig ist.
Das Gesetz sagt bei manchen Daten,
wie lange sie gespeichert werden müssen.
Wenn das ifs die Daten nicht mehr braucht,
werden sie gelöscht.

7. An wen gibt das ifs die Daten weiter?

Das ifs gibt die Daten an verschiedene Stellen und Personen weiter.
Das können sein:

  • Institutionen im Gesundheits-Bereich,
    zum Beispiel Krankenhäuser, Ärztinnen und Ärzte.
  • Institutionen im Sozial-Bereich,
    zum Beispiel an den aks, die Caritas und andere.
  • die Kinder- und Jugend-Hilfe,
  • Anwältinnen und Anwälte,
  • Geld-Geber wie das Land Vorarlberg, die Gemeinden
    oder der Staat Österreich,
  • Gesetzliche Vertreterinnen und Vertreter,
    zum Beispiel Sachwalterinnen und Sachwalter,
    Erwachsenen-Vertreterinnen und Erwachsenen-Vertreter.
  • oder andere Dienste, die Unterstützung bieten.
    Das ifs wird zum Beispiel von einer Firma unterstützt,
    die bei Computer-Problemen hilft. 

Warum gibt das ifs die Daten weiter?

  • Das ifs muss Daten weitergeben,
    wenn das in einem Gesetz oder in einem Vertrag steht.
  • Das ifs gibt Daten weiter,
    wenn eine Person damit einverstanden ist.
  • Das ifs wird manchmal unterstützt von anderen Diensten.
    Diese erhalten dann für diese Zeit die Erlaubnis,
    die Daten zu nutzen.
  • Wenn die Gefahr besteht, dass etwas Schlimmes passiert,
    können die Daten von Personen weitergegeben werden.
    Das nennt man eine Interessens-Abwägung.

8. Welche Rechte haben Personen bei der
Daten-Verarbeitung im ifs?

Jede Person hat das Recht auf

  • Auskunft
    Das ifs muss sagen, welche Daten verarbeitet werden.
    Und was mit den Daten geschieht.
  • Korrektur
    Die Person kann verlangen,
    dass ihre Daten ausgebessert werden,
    wenn diese nicht richtig sind.
  • Löschung
    Wenn das ifs die Daten nicht mehr benötigt,
    dann werden sie vom ifs gelöscht.
    Manchmal müssen die Daten durch ein Gesetz
    aufbewahrt werden.
    Dagegen kann man nichts machen.
  • Einwilligung und Widerruf
    Eine Person hat eingewilligt,
    dass ihre Daten im ifs verarbeitet werden.
    Jetzt möchte sie das aber nicht mehr.
    Die Person kann die Einwilligung zurück nehmen.
    Das nennt man einen Widerruf.
    Sie kann verlangen,
    dass ihre Daten gelöscht werden.
    Die Daten dürfen dann ab diesem Zeitpunkt
    nicht mehr weiter verarbeitet werden.
    Aber alles, was bisher damit passiert ist, bleibt so.
  • Einschränkung bei der Verarbeitung
    und bei der Weitergabe der Daten.
    Die Person kann mitbestimmen, was mit ihren Daten passiert.
    Zum Beispiel an wen sie weitergegeben werden.

9. Wo können sich Personen beschweren,
wenn Sie nicht mit der Daten-Verarbeitung einverstanden sind?

Sie können bei der österreichischen Datenschutz-Behörde
eine Beschwerde einreichen.

Das ist die Adresse:
Wickenburggasse 8
1080 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at

dsb@dsb.gv.at

10. An wen können sich Personen im ifs wenden,
wenn sie Fragen zum Datenschutz haben?

Im ifs ist eine Person für Fragen zum Datenschutz zuständig.
Diese Person nennt man die Datenschutz-Beauftragte
oder den Datenschutz-Beauftragten.
Wenn Sie Fragen oder Beschwerden zum Datenschutz haben,
können Sie dieser Person eine E-Mail oder eine Brief schreiben.

Das ist die Adresse:
Institut für Sozialdienste gGmbH
Datenschutz-Beauftragter
Interpark Focus 40
6832 Röthis

Das ist die E-Mail-Adresse:
datenschutz@ifs.at

11. Welche Daten bekommt das ifs,
wenn eine Person auf die ifs Website klickt?

Das ifs hat eine eigene Website www.ifs.at.
Die Website wird von einem Computer angeboten,
er heißt Server.
Server ist ein englisches Wort und bedeutet Diener.
Man spricht es so aus: Sörwer.
Eine Person schaut sich die ifs Website an.
Das ifs bekommt dadurch Daten von dieser Person.

Wie geht das?
Wenn eine Person die ifs Website anschauen will,
gibt sie den Namen der Website in ihren Computer ein.
Nun sendet der ifs Server die Website an ihren Computer.
Jetzt kann die Person die Website anschauen
oder zum Beispiel dort ein Formular ausfüllen.

Wenn eine Person kein Internet auf ihrem Computer hat,
kann sie auch keine Websites anschauen.
Sie braucht dazu eine Internet-Leitung
und einen Browser.
Browser ist ein englisches Wort
und bedeutet steuern oder führen.
Man spricht es so aus: Brauser.
Sehr bekannte Browser sind zum Beispiel

  • Internet Explorer,
  • Firefox oder
  • Chrome.

Eine Person hat nun auf ihrem Computer einen Browser.
Sie kann jetzt ins Internet.
Sie klickt die ifs Website an.
Der ifs Server schickt daraufhin die ifs Website
an den Computer der Person.

Dabei erfährt der ifs Server Daten von dieser Person
und von ihrem Computer.
Diese Daten können vom ifs Server gespeichert
und wieder geholt werden.
Das ist ein Schutz, denn jemand könnte sonst
etwas Gefährliches oder Kriminelles mit der Website machen.
So kennt der ifs Server aber die Daten der Person.

Welche Daten einer Person werden an den ifs Server geschickt?

  • Die Internet-Nummern vom eigenen Computer.
  • Woher die eigene Internet-Verbindung kommt.
  • Information über den eigenen Computer.
    Zum Beispiel der Name des Browsers.
  • Informationen über die Internet-Seite die angeklickt wurde.
  • Das Datum, wann die Internet-Seite angeklickt wurde.
    Auch die Uhrzeit und wie lange jemand auf dieser Seite war.
  • Wie die Person auf die Website gekommen ist.
    Ob sie diese selbst gesucht und eingetippt hat.
    Oder ob sie über eine andere Website weitergeleitet wurde.
    Auch woher sie weitergeleitet wurde.

Diese Daten werden 1 Monat lang gespeichert.
Wenn in dieser Zeit nichts Gefährliches oder Kriminelles passiert,
werden die Daten gelöscht.

Daten, die jemand auf der ifs Website in ein Formular eingibt,
werden nur weitergeleitet und nicht gespeichert.

12. Cookies

Fast alle Internet-Seiten verwenden Cookies.
Cookie ist ein englisches Wort und heißt auf Deutsch Keks.
Man spricht es so aus: Kuki.
Cookies ist die Mehrzahl davon, also Kukis.

Was sind Cookies?
Eine Person schaut sich eine Website im Internet an.
Diese Website schickt daraufhin einen kurzen Text
an den Computer dieser Person.
Das sind sogenannte Text-Dateien.
Diese kleinen Text-Dateien nennt man Cookies.
Wenn die Person dann wieder diese Website besucht,
erkennt das die Website.
Das merkt sie daran,
dass sie sich zum Beispiel
nicht mehr bei dieser Website anmelden muss.
Die Daten der letzten Anmeldung sind gespeichert.

Es gibt verschiedene Arten von Cookies.

Das ifs benutzt auch Cookies.
Aber diese Cookies werden nach jedem Besuch
auf der ifs Website wieder gelöscht.
Diese Cookies heißen Session-Cookies.
Man spricht es so aus: Seschon-Kukis.
Auf Deutsch heißt das Sitzungs-Kekse.

Das ifs nutzt die Cookies, um herauszufinden,
wie die ifs Website benutzt wird.

13. Was macht das ifs mit diesen Informationen?

Das ifs interessiert sich dafür,
wie die Personen auf die ifs Website kommen.
Und welche Seiten der Website angeschaut werden.
Das ifs sieht auch, wie oft und wie lange
jemand auf der ifs Website ist.

Diese Daten werden nur auf dem ifs Server gespeichert.
Diese Daten werden nicht weitergegeben.
Das ifs erkennt durch diese Daten auch nicht
wer die jeweilige Person genau ist.

So kann das ifs besser sehen,
wie Menschen die Angebote vom ifs im Internet finden.
Und in welchem Bereich das ifs noch Werbung machen muss,
damit die Menschen die Angebote besser finden.

Sie möchten nicht,
dass Ihre Daten beim Besuch auf der ifs Website gespeichert werden.
Dann klicken Sie bitte das Kästchen weiter unten an.
Die Firma Matomo erklärt das hier noch
in einem kurzen Text in schwieriger Sprache.

14. Änderungen dieser Bestimmungen

Diese Bestimmungen werden regelmäßig geprüft.
Wenn sich etwas geändert hat, wird das hier korrigiert.

Stand Mai 2018

Dieser Text in „Leicht Lesen“ erklärt Fachbegriffe und Abläufe.
Damit sind sie einfacher zu verstehen.
Die Datenschutz-Erklärung in „Leicht Lesen“ ersetzt aber nicht
die Erklärung in schwieriger Sprache!

Hier finden Sie die Erklärung in schwieriger Sprache.