ifs Datenschutzerklärung

Information nach Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung

1    Allgemeine Datenschutzinformationen

Wenn Sie unsere Webseite besuchen oder nutzen, nehmen wir den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, nämlich aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (DSG-VO), dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG 2021). Wir, das ist die Institut für Sozialdienste gemeinnützige GmbH (ifs) mit Sitz in 6832 Röthis als Betreiberin dieser Webseite.

Alle Mitarbeiter:innen des ifs unterliegen einer strengen Verschwiegenheit, sind auf dem Gebiet des Datenschutzes geschult und erhalten nur für ihre jeweilige Rolle eingeschränkten Zugriff auf personenbezogene Daten.

1.1    Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Institut für Sozialdienste gemeinnützige GmbH (ifs)
FN 123931b, Landesgericht Feldkirch
lnterpark Focus 40
6832 Röthis

Telefon: +43 5 1755-500
Fax: +43 5 1755-9500
E-Mail

Bei weiteren Fragen zum Thema Datenschutz kontaktieren Sie uns per E-Mail.

Unseren externen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie über folgende E-Mail-Adresse.

Wenn in diesen Bestimmungen von "ich", "wir", "unser" oder "ifs" die Rede ist, ist die Institut für Sozialdienste gemeinnützige GmbH (ifs) gemeint.

1.2   Was sind "personenbezogene Daten"?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person ("betroffene Person") beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind (Art. 4 Ziffer 1 DSGVO).

1.3    Was sind besondere Kategorien personenbezogener Daten ("sensible" Daten)?

Für besondere Kategorien personenbezogener Daten ("sensible" Daten) gelten erhöhte Anforderungen, insbesondere sind zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen (z. B. Verschlüsselung beim Transport, minimale Rechtevergabe) zum Schutz sensibler Daten zu ergreifen. Es handelt sich dabei um folgende Arten von Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO):

• Rassische und ethnische Herkunft
• Politische Meinung, religiöse Überzeugung und Weltanschauung
• Gewerkschaftszugehörigkeit
• Gesundheitsdaten, genetischen Daten und biometrischen Daten
• Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.

1.4    Was sind Gesundheitsdaten?

Gesundheitsdaten sind personenbezogene Daten, die sich auf die körperliche oder geistige Gesundheit einer natürlichen Person, einschließlich der Erbringung von Gesundheitsdienstleistungen, beziehen und aus denen Informationen über deren Gesundheitszustand hervorgehen (Art. 4 Ziffer 15 DSGVO).

1.5    Was bedeutet der Begriff "Verarbeitung personenbezogener Daten"?

Unter "Verarbeitung personenbezogener Daten" versteht man jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren (EDV/Computer etc.) ausgeführten Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Gemeint ist also beispielsweise das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung (Korrektur), das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung der personenbezogenen Daten (Art. 4 Ziffer 2 DSGVO).

1.6    Was bedeutet "Betroffene" bzw. betroffene Personen?

Betroffene Personen (auch Betroffene genannt) sind die natürlichen Personen, deren personenbezogene Daten im ifs verarbeitet (erhoben, gespeichert, übermittelt etc.) werden.

1.7    Welche Datenschutzrechte stehen Ihnen zu?

Ihnen stehen als betroffene Person grundsätzlich folgende Rechte zu:

• das Recht auf Auskunft (gemäß Art. 15 DSGVO),
• das Recht auf Berichtigung (gemäß Art. 16 DSGVO),
• das Recht auf Löschung (gemäß Art. 17 DSGVO),
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (gemäß Art. 18 DSGVO),
• das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie
• das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (gemäß Art. 21 DSGVO).

Sie können von Ihren Rechten Gebrauch machen, indem Sie mit uns schriftlich Kontakt aufnehmen. Wir werden Sie gegebenenfalls auffordern, Ihre Identität zu verifizieren und anzugeben, welche Informationen Sie wünschen.

Basiert die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit per E-Mail oder schriftlich (Institut für Sozialdienste gemeinnützige GmbH, lnterpark Focus 40, 6832 Röthis) zu widerrufen; es wird allerdings darauf hingewiesen, dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung dadurch nicht berührt wird.

Wenn die Verarbeitung Ihrer Daten auf unserem berechtigten Interesse oder zur Erfüllung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse notwendig ist, besteht das Recht, gegen die Verarbeitung Widerspruch zu erheben. Der Widerspruch kann per E-Mail oder schriftlich (Institut für Sozialdienste gemeinnützige GmbH, lnterpark Focus 40, 6832 Röthis) erhoben werden (Art. 21 DSGVO).

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung oder eine andere datenschutzrelevante Vorschrift verstößt, steht es Ihnen frei, bei der österreichischen Datenschutzbehörde (https://www.dsb.gv.at/) Beschwerde zu erheben.

1.8    Sind Sie zur Bereitstellung von Daten verpflichtet?

Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht zur Verfügung stellen, werden wir Sie regelmäßig nicht wie gewünscht betreuen können. Sie sind jedoch nicht verpflichtet, eine Einwilligung für nicht relevante bzw. gesetzlich und/oder regulatorisch nicht erforderliche Daten zu erteilen.

1.9    Wie wird mit Datensicherheit umgegangen?

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt durch entsprechende organisatorische und technische Vorkehrungen. Diese Vorkehrungen betreffen insbesondere den Schutz vor unerlaubtem, rechtswidrigem oder auch zufälligem Zugriff, Verlust, Verwendung und Manipulation.

2    Ihre Kontaktaufnahme

2.1    Welche Daten werden verarbeitet?

Wir verarbeiten sämtliche Daten, die Sie zum Zwecke der Kontaktaufnahme angeben, wie insbesondere Ihre Kontaktdaten und den Inhalt der Kontaktaufnahme.

2.2    Aus welchen Quellen stammen Ihre Daten?

Die verarbeiteten personenbezogenen Daten erhalten wir direkt von Ihnen.

2.3    Für welche Zwecke werden Ihre Daten verarbeitet?

Wenn Sie uns über unsere E-Mail-Adresse, über unsere Telefonnummer oder über unsere sonstigen Kontaktmöglichkeiten (z. B. Kontaktformular) kontaktieren, werden wir die von Ihnen bekannt gegebenen personenbezogen Daten ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage verwenden. Dabei stützen wir uns auf unsere berechtigten Interessen (Art. Abs. 1 lit. f DSGVO). Sollten Sie im Rahmen Ihrer Kontaktaufnahme bereits konkrete Anfragen zu unseren Leistungen an uns richten oder diesbezügliche Beratung von uns wünschen, stützen wir uns darüber hinaus auf die Erfüllung vorvertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ohne Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wäre uns eine Beantwortung Ihrer Anfrage nicht möglich.

2.4    Wer erhält Ihre Daten?

Innerhalb des ifs haben jene Mitarbeiter:innen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer beruflichen Aufgaben benötigen.

Die von Ihnen bekannt gegebenen personenbezogen Daten werden nicht an dritte Personen weitergegeben oder diesen gegenüber offengelegt. Ausnahmen davon bestehen nur dann, wenn wir aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen zur Übermittlung oder Offenlegung verpflichtet bzw. berechtigt sind, externe Dienstleister:innen (z. B. E-Mail- und Webseitendienstleister:innen) beiziehen oder Sie uns im Vorfeld Ihre Einwilligung dafür erklärt haben. Externe Dienstleister:innen werden in der Regel als Auftragsverarbeiter tätig, dürfen die Daten nur nach unseren Weisungen verarbeiten und werden vertraglich zur Geheimhaltung Ihrer personenbezogenen Daten und zur Ergreifung geeigneter Datensicherheitsmaßnahmen verpflichtet (Art. 28 DSGVO).

Im Fall einer missbräuchlichen Verwendung unserer Webseite behalten wir uns vor, bekannt gegebene personenbezogene Daten an zuständige Behörden weiterzuleiten.

2.5    Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es notwendig ist, um die Erfüllung der oben genannten Zwecke sicherzustellen, jedenfalls für die Dauer der Bearbeitung Ihrer Anfrage. Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten so lange gespeichert, wie dies für die Erfüllung gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten erforderlich ist, die sich insbesondere aus gesetzlichen und vertraglichen Pflichten ergeben (z. B. Gesetz über die Kinder- und Jugendhilfe, Bundesabgabenordnung).

3    Verarbeitung von Klient:innendaten

Das ifs strukturiert sich in folgende Geschäftsfelder.

Wenn in diesen Bestimmungen von "Klient:innendaten" oder "Klient:innen" die Rede ist, sind immer auch die Begriffe (Familien, Kinder, Jugendliche und weitere Bezugspersonen) gemeint.

3.1    Welche Daten werden verarbeitet?

Es werden nur solche personenbezogenen Daten erhoben, die für die Durchführung und Abwicklung unserer Leistungen erforderlich sind oder die Sie uns freiwillig zur Verfügung gestellt haben. Daten, welche für die jeweilige Dienstleistung nicht relevant sind, werden nicht verarbeitet.

Wenn Sie eine unserer Dienstleistungen in Anspruch nehmen, müssen wir aus den untengenannten Gründen gewisse Daten verarbeiten. In der Regel sind das

• Stammdaten von Klient:innen: Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummern, Geschlecht, Sozialversicherungsnummer, Staatsangehörigkeit etc.
• Stammdaten Dritter: Sofern dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen notwendig ist, werden auch Stammdaten Dritter erfasst, wie z. B. von gesetzlichen Vertreter:innen, Familienmitgliedern, sonstigen Personen aus dem Umfeld.
• Daten zur Betreuung: Im Zuge unserer Dienstleistungen verarbeiten wir jeweils unterschiedliche Daten, wie z. B. Daten zum sozialen Umfeld sowie zur Lebens- und Betreuungsgeschichte, Ausbildungs- und berufsrelevante Daten, Daten über wirtschaftliche Verhältnisse, Daten über gewährte Leistungen und Kostenbeiträge, Dokumentation des Betreuungs- und Beratungsverlaufs, Daten zum physischen und psychischen Gesundheitszustand (z. B. Diagnosen, Krankengeschichte) sowie die Dokumentation im Zusammenhang mit der Biografiearbeit.

3.2    Aus welchen Quellen stammen Ihre Daten?

Die verarbeiteten personenbezogenen Daten erhalten wir direkt von Ihnen als Klient:in (z. B. persönliches Gespräch) sowie in Einzelfällen von Dritten (z. B. gesetzliche Vertreter:innen, Auftraggeber:innen, Behörden, Ärztliche Anordnung, Systempartner:innen).

3.3    Für welche Zwecke werden Ihre Daten verarbeitet?

3.3.1    Die fachliche Dokumentation im Zusammenhang mit der Beratung bzw. Betreuung

Nehmen Klient:innen ein Angebot des ifs in Anspruch, kommt ein Vertrag zustande. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist erforderlich, um die Beratung bzw. Betreuung durchzuführen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Im ifs können im Zusammenhang mit der Beratung bzw. Betreuung auch sogenannte "besondere Kategorien personenbezogener Daten" ("sensible Daten") verarbeitet werden, wie insbesondere Gesundheitsdaten.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von „sensiblen“ Daten ist entweder Ihre ausdrückliche Einwilligung oder die Versorgung oder Behandlung im Sozialbereich (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSG-VO iVm den jeweils anwendbaren Gesetzen, wie z. B. das Gesetz über die Kinder- und Jugendhilfe, Familienberatungsförderungsgesetz und Sicherheitspolizeigesetz).

3.3.2    Die fachliche Dokumentation im Zusammenhang mit gesetzlichen Vorgaben

Beim ifs sind für die Erbringung der Leistungen Mitarbeiter:innen unterschiedlicher Professionen angestellt. Diese unterliegen gesetzlichen Vorgaben, wie dem Kinder- und Jugendhilfegesetz, dem Psychologengesetz 2013, dem Psychotherapiegesetz oder dem Ärztegesetz. Die gesetzlichen Grundlagen verpflichten uns dazu, gewisse personenbezogene Daten zu verarbeiten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c und Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO).

3.3.3    Die Dokumentation im Zusammenhang mit der Finanzierung der Leistungen

Unsere Dienstleistungen werden zu einem großen Teil durch die Öffentliche Hand (Bund, Land, Gemeinden) auf Basis gesetzlicher Grundlagen finanziert. Für die entsprechenden Leistungsnachweise müssen wir personenbezogene Daten verarbeiten und diese teilweise auch an die Kostenträger:innen übermitteln. Dabei stützen wir uns auf die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse und auf unsere berechtigten Interessen, um unsere vertraglichen Verpflichtungen gegenüber den öffentlichen Kostenträger:innen zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. e und f DSGVO).

3.4    Wer erhält Ihre Daten?

Innerhalb des ifs haben jene Mitarbeiter:innen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer beruflichen Aufgaben benötigen.

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten insbesondere in den folgenden Fällen:

• soweit wir dazu vertraglich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder gesetzlich (Art. 6 Abs. 1 lit. c und e sowie Art. 9 Abs. 2 lit g DSGVO) berechtigt bzw. verpflichtet sind;
• soweit dies aufgrund unserer berechtigter Interessen notwendig ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO);
• aufgrund Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
• an Dienstleister:innen, die uns bei der Bereitstellung unserer Dienste unterstützen (einschließlich Hosting und Daten-Storage-Provider). Diese Dienstleister:innen werden in der Regel als Auftragsverarbeiter:innen tätig, dürfen die Daten nur nach unseren Weisungen verarbeiten und werden vertraglich zur Geheimhaltung Ihrer personenbezogenen Daten und zur Ergreifung geeigneter Datensicherheitsmaßnahmen verpflichtet (Art. 28 DSGVO).

Empfänger:innen Ihrer personenbezogenen Daten können Systempartner:innen (z. B. andere Institutionen aus dem Gesundheits- und Sozialbereich, Ärzt:innen, Kinder- und Jugendhilfe, Anwält:innen), Fördergeber:innen (Land Vorarlberg, Bund etc.), Behörden, gesetzliche Vertreter:innen oder sonstige Personen, die im Beratungskontext Unterstützung bieten, sein.

Bei einer massiven Gefährdung (z. B. Gewalt gegen Kinder oder Jugendliche, Kindeswohlgefährundung) sind wir mitunter verpflichtet, Anzeige an die zuständigen Behörden zu erstatten. Die Anzeigepflicht an die Kriminalpolizei betrifft bestimmte Berufsangehörige (z. B. Psycholog:innen nach § 37 Abs. 4 Psychologengesetz und Psychotherapeut:innen nach § 15 Abs. 4 Psychotherapiegesetz) und die Mitteilungspflicht an die Kinder- und Jugendhilfe betrifft das ifs als Kinder- und Jugendhilfeeinrichtung (§ 37 B-KJHG 2013).

3.5    Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies notwendig ist, um die Erfüllung der oben genannten Zwecke sicherzustellen, jedenfalls für die Dauer der Betreuung bzw. Beratung. Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten so lange gespeichert, wie dies für die Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten erforderlich ist, die sich insbesondere aus gesetzlichen und vertraglichen Pflichten ergeben (z. B. Allgemeine Rahmenrichtlinien für die Gewährung von Förderungen aus Bundesmitteln).

4    Verarbeitung von Spender:innendaten

4.1    Welche Daten werden verarbeitet?

Wir verarbeiten die von Ihnen bekanntgegebenen personenbezogenen Daten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Spendenhöhe, Datum der Spende etc.) ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung und Abwicklung Ihres Spendenauftrages.

4.2    Aus welchen Quellen stammen Ihre Daten?

Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten direkt von Ihnen, aber wir können auch bestimmte Informationen von Dritten erhalten, wenn Sie z. B. eine Banküberweisung tätigen und wir entsprechende Informationen über unser Bankinstitut erhalten (z. B. IBAN, Höhe der Spende, Name, Verwendungszweck).

4.3    Für welche Zwecke werden Ihre Daten verarbeitet?

Wenn Sie eine Spende abgeben, werden wir die von Ihnen bekanntgegebenen personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung und Abwicklung Ihres Auftrages verwenden. Dabei stützen wir uns auf unsere berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dies gilt auch dann, wenn Sie eine Beratung zu Spendenmöglichkeiten von uns wünschen. Ohne Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wäre uns die Bearbeitung und Abwicklung Ihres Auftrages nicht möglich.

4.4    Wer erhält Ihre Daten?

Innerhalb des ifs haben jene Mitarbeiter:innen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer beruflichen Aufgaben benötigen.

Eine Übermittlung der von Ihnen bekanntgegebenen personenbezogenen Daten findet nur dann statt, wenn wir zur Abwicklung von Spendenaufträgen externe Dienstleister:innen beiziehen. Diese Dienstleister:innen werden in der Regel als Auftragsverarbeiter tätig, dürfen die Daten nur nach unseren Weisungen verarbeiten und werden vertraglich zur Geheimhaltung Ihrer personenbezogenen Daten und zur Ergreifung geeigneter Datensicherheitsmaßnahmen verpflichtet (Art. 28 DSGVO).

Weiters ist die Übermittlung von personenbezogenen Daten an zuständige Behörden gesetzlich verpflichtend, wenn Sie die Spende als Sonderausgabe berücksichtigen wollen (§ 18 Abs. 1 Ziffer 7 Einkommensteuergesetz). Schließlich kann eine Offenlegung personenbezogener Daten gegenüber Prüforganen (z. B. Rechnungsprüfer:in, Wirtschaftsprüfer:in) nach Maßgabe gesetzlicher Vorschriften notwendig sein.

4.5    Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer verarbeitet, die für die Bearbeitung und Abwicklung Ihres Spendenauftrages notwendig ist. Darüber hinaus werden Ihre Daten zur Erfüllung unserer Belegsaufbewahrungspflichten nach § 132 BAO für 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, an dem die Spende getätigt wurde, aufbewahrt.

5    Verarbeitung von Bewerber:innendaten

5.1    Welche Daten werden verarbeitet?

Für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und im Zuge von Initiativbewerbungen werden Ihre Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebenslauf, Ausbildungsnachweise, Motivationsschreiben) sowie Ihre sonstigen angegebenen personenbezogenen Daten verarbeitet.

5.2    Aus welchen Quellen stammen Ihre Daten?

Die verarbeiteten personenbezogenen Daten erhalten wir direkt von Ihnen.

5.3    Verwendung von Bewerbungsunterlagen

Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsunterlagen und Ihre sonstigen angegebenen personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens, dies betrifft auch alle Initiativbewerbungen. Dabei stützen wir uns auf die Erfüllung vorvertraglicher Pflichten und unsere berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Ohne Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wäre uns die Prüfung Ihrer Bewerbung und die Durchführung des Bewerbungsverfahrens nicht möglich.

Ihre Bewerbung wird nur dann evident gehalten, wenn Sie uns dazu eine Einwilligung erteilen.

5.4    Wer erhält Ihre Daten?

Im Zuge des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Bewerbungsunterlagen zur Beurteilung innerhalb des ifs an die Geschäftsführung, die zuständigen Mitarbeiter:innen, die Personalabteilung und an die zuständigen Ansprechpartner:innen der jeweiligen Bereiche weitergeleitet, die diese zur Aufgabenerfüllung (z. B. Durchführung des Bewerbungsverfahrens) benötigen. Eine Weitergabe von Bewerber:innendaten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht. Ausnahmen davon bestehen nur dann, wenn wir aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen zur Übermittlung oder Offenlegung verpflichtet bzw. berechtigt sind, externe Dienstleister:innen (z. B. IT-Dienstleister:innen) beiziehen oder Sie uns im Vorfeld Ihre Einwilligung dafür erklärt haben. Externe Dienstleister:innen werden in der Regel als Auftragsverarbeiter:in tätig, dürfen die Daten nur nach unseren Weisungen verarbeiten und werden vertraglich zur Geheimhaltung Ihrer personenbezogenen Daten und zur Ergreifung geeigneter Datensicherheitsmaßnahmen verpflichtet (Art. 28 DSGVO).

5.5    Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es notwendig ist, um die Erfüllung des oben genannten Zwecks sicherzustellen, jedenfalls für die Dauer des Bewerbungsverfahrens. Darüber hinaus werden Ihre Daten so lange gespeichert, wie dies für die Verteidigung gegen Rechtsansprüche aus dem Gleichbehandlungsgesetz erforderlich ist. So werden Bewerber:innendaten jedenfalls für die Dauer von 8 Monate ab Beendigung des Bewerbungsverfahrens aufbewahrt.

Wenn Sie in die Evidenthaltung Ihrer Bewerbung eingewilligt haben, werden Ihre Daten für die in der Einwilligung angegebenen Dauer bzw. bis zu Ihrem Widerruf aufbewahrt.

6    Verarbeitung von Fotos, Videos und Tonaufnahmen

6.1    Welche Daten werden verarbeitet?

Für die unten genannten Verarbeitungszwecke werden Fotos, Videos und Tonaufnahmen vom ifs verwendet und insbesondere auf Webseiten, Blogs, in Sozialen Medien und in Printmedien veröffentlicht sowie an Medienunternehmen weitergegeben.

6.2    Aus welchen Quellen stammen Ihre Daten?

Fotos, Videos und Tonaufnahmen werden entweder vom ifs selbst angefertigt oder von Ihnen bzw. Dritten zur Verfügung gestellt (z. B. Fotograf:innen, Systempartner:innen).

6.3    Für welche Zwecke werden Ihre Daten verarbeitet?

Wenn wir Veranstaltungen durchführen (z. B. Feste, Tag der offenen Tür, Jubiläen, Jubilar:innenehrung, Pensionist:innenverabschiedungen, Kooperationsveranstaltungen, vom ifs organisierte öffentliche Veranstaltungen etc.), behalten wir uns vor, Fotos und Videos aufzunehmen und diese zum Zweck der Dokumentation und Berichterstattung auf unserer Webseite (www.ifs.at), in unseren Sozialen Medien (Facebook, Instagram, LinkedIn, Vimeo, Youtube) und in unseren Printmedien (Broschüren, Folder, Jahresberichte, Sonderhefte, ifs Zeitschrift etc.) zu veröffentlichen. Weiters behalten wir uns vor, Fotos und Videos im Rahmen von Presseaussendungen an Medienunternehmen bzw. an sonstige Personen, die die Öffentlichkeitsarbeit unterstützen, zu übermitteln (z. B. Presse, Systempartner:innen etc.).

Dabei stützen wir uns grundsätzlich auf unsere berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). In Einzelfällen können wir uns auch auf Ihre konkludente Einwilligung stützen (z. B. bei Gruppenfotos). Ohne diese Verarbeitung wäre uns eine effektive Dokumentation und Berichterstattung über unsere gemeinnützigen Unternehmenszwecke und damit eine zweckentsprechende Öffentlichkeitsarbeit nicht möglich.

Es kann sein, dass Sie als Teilnehmer:in unserer Veranstaltungen auf Fotos und Videos erkennbar sind. Wenn Sie das nicht wünschen, bitten wir Sie, unsere Fotograf:innen darauf aufmerksam zu machen. Wir werden Ihren Wunsch berücksichtigen. Sollten dennoch Fotos oder Videos von Ihnen veröffentlicht werden, bitten wir Sie um schriftliche Mitteilung per E-Mail oder an Institut für Sozialdienste gemeinnützige GmbH, lnterpark Focus 40, 6832 Röthis.

In allen anderen Fällen stützen wir uns entweder auf Ihre Einwilligung bzw. eine Nutzungsvereinbarung, die wir gesondert von Ihnen einholen bzw. mit Ihnen abschließen.

6.4    Wer erhält Ihre Daten?

Innerhalb des ifs haben jene Mitarbeiter:innen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer beruflichen Aufgaben benötigen.

Abgesehen von den oben erwähnten Veröffentlichungen und Übermittlungen werden Ihre Fotos und Videos nur dann weitergegeben bzw. veröffentlicht, wenn wir externe Dienstleister:innen beiziehen (z. B. Druckerei) oder Sie uns im Vorfeld Ihre Einwilligung dafür erklärt haben.

Bitte beachten Sie, dass es bei der Veröffentlichung in Sozialen Medien (z. B. Facebook) zu einer Drittlandübermittlung in die USA kommt. Aufgrund des „Trans-Atlantic Data Privacy Framework“ und des für die USA erlassenen Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission ist von einem angemessenen Schutzniveau auszugehen, sofern die Datenempfänger zertifiziert und in der "Data Privacy Framework"-Datenbank eingetragen sind.

6.5    Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es notwendig ist, um die Erfüllung der oben genannten Zwecke sicherzustellen, jedenfalls für die Dauer der Veröffentlichung oder bis zu Ihrem Widerspruch oder bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.

7    Technische Datenverarbeitung im Zusammenhang mit unserer Webseite

Damit wir unsere Webseite benutzerfreundlich gestalten können, verwenden wir Cookies und ähnliche Technologien (z. B. Externe Einbindungen), die von Drittanbietern stammen können.

7.1    Datenübermittlungen in Drittländer

Beim Einsatz von Cookies und ähnlichen Technologien, die von US-amerikanischen Dienstleister:innen (z. B. Vimeo) stammen, werden Informationen von Ihnen (z. B. IP-Adresse, technische Daten) in die USA als Drittland übermittelt. Aufgrund des "Trans-Atlantic Data Privacy Framework" und des für die USA erlassenen Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission ist von einem angemessenen Schutzniveau auszugehen, sofern die Datenempfänger zertifiziert und in der "Data Privacy Framework"-Datenbank eingetragen sind. Alternativ können wir uns regelmäßig auf Standardvertragsklauseln stützen, die wir zusätzlich mit einzelnen Empfängern abgeschlossen haben. Außerdem können Sie in bestimmten Fällen mit Ihrer Einwilligung (z. B. über den Cookie-Banner) selbst entscheiden, ob eine Datenübertragung stattfinden soll.

Bitte beachten Sie, dass behördliche Überwachungsprogramme in den USA (wie insb. die "Section 702" des FISA und die "E.O. 12333" in Verbindung mit der "PPD-28") vorsehen, dass Anbieter elektronischer Kommunikationsdienste in den USA, wie z. B. Google, verpflichtet sind, US-Behörden personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Als betroffene Person steht es Ihnen zu, eine Beschwerde beim "Civil Liberties Protection Officer" dagegen einzubringen.

7.1.1    Sonstige Datenübermittlungen

Abgesehen von Datenübermittlungen, welche im Zuge des Einsatzes von Cookies und ähnlicher Technologien erfolgen, findet eine Übermittlung der von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten insbesondere dann statt, wenn wir externe Dienstleister (z. B. für das Hosting oder die Betreuung der Webseite) beiziehen. Mit solchen externen Dienstleistern haben wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 DSGVO abgeschlossen. In diesem Vertrag verpflichten wir externe Dienstleister zur Geheimhaltung Ihrer personenbezogenen Daten und zur Ergreifung geeigneter Datensicherheitsmaßnahmen.

7.2    Server-Log-Files

Wir erheben und speichern automatisch Informationen in sogenannten Server-Log Files, die Ihr Browser beim Aufrufen unsere Webseite automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP Adresse

Bei dieser Datenverarbeitung stützen wir uns auf unsere berechtigten Interessen (Artikel 6 Absatz 1 litera f DSGVO), da wir Ihnen ansonsten unsere Webseite nicht zur Verfügung stellen können. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Wir behalten uns jedoch vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.

Server-Log-Files werden 14 Tage nach Ende Ihres Webseitenbesuchs gelöscht.

7.3    Unsere Cookies und ähnliche Dienste

"Cookies" sind kleine Textdateien, die mit Hilfe des Browsers auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Sie ermöglichen uns unter anderem, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen, statistische Auswertungen vorzunehmen und unsere Webseite benutzerfreundlich gestalten zu können. Dabei können auch Informationen (z. B. IP-Adresse, Nutzungsverhalten, technische Daten wie Browserinformationen) von Ihnen erhoben und teilweise auch an Drittanbieter übermittelt werden. Zusätzlich können wir ähnliche Dienste einsetzen, die zwar keine Cookies setzen, aber die dieselben Funktionen anbieten.

Viele Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies und ähnliche Dienste automatisch zulassen. Sie können das Speichern von Cookies und den Einsatz von ähnlichen Diensten aber auch deaktivieren oder Ihren Browser so einrichten, dass er Sie benachrichtigt, sobald Cookies gespeichert und ähnliche Dienste eingesetzt werden sollen. Im Fall der Benachrichtigung können Sie unsere Cookies und ähnliche Dienste ablehnen. Entsprechende Datenschutzeinstellungen können Sie in Ihrem Browser vornehmen. Bitte beachten Sie, dass die Funktionalität unserer Webseite eingeschränkt sein kann, wenn Sie unsere Cookies und ähnliche Dienste ablehnen oder deaktivieren.

Mit dem Aufrufen unserer Webseite werden Sie mit unserem Cookie-Banner über den Einsatz von Cookies und ähnlichen Diensten informiert und mit Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 litera a DSGVO) können Sie entscheiden, ob technisch nicht notwendige Cookies und Dienste zugelassen werden. Technisch nicht notwendige Cookies und Dienste ermöglichen uns, insbesondere unsere Webseite zu personalisieren und Statistiken zu erheben.

Beim Einsatz von technisch notwendigen Cookies und Diensten stützen wir uns auf unsere überwiegenden berechtigten Interessen (Artikel 6 Absatz 1 litera f DSGVO), da wir diese benötigen, um die Funktionalität unserer Webseite gewährleisten zu können. Ohne den Einsatz von technisch notwendigen Cookies und Diensten können wir Ihnen unsere Webseite und ihre Funktionen nicht zur Verfügung stellen.

7.3.1    Widerrufsrecht

Ihre erteilte Ein­wil­li­gung für die Ver­wen­dung von Coo­kies kön­nen Sie jeder­zeit durch Löschung im ent­spre­chen­den Ord­ner bzw. über die Lösch­funk­tion Ihres Brow­sers oder über die Coo­kie-Ein­stel­lun­gen am oberen linken Bildschirmrand wider­ru­fen.

7.3.2    Cookies, die von uns verwendet werden

Technisch notwendige Cookies:

Name: tx_cookies_accepted

Zweck: Speichert den Zustimmungsstatus der Benutzer:in bezugnehmend auf den Einsatz von Cookies und Diensten

Speicherdauer: 1 Jahr

Anbieter: -

Zugriff Dritter: -

 

Technisch nicht notwendige Cookies:

Name: Matomo Analytics – _pk_id.*; _pk_ref.*; _pk_ses.*

Zweck: Diese Cookies sammeln zu Analysezwecken Informationen über das Webseitenverhalten der Nutzer:innen, mit denen Statistiken erstellt werden (Analyse- und Statistikfunktion).

Speicherdauer: _pk_id.* (Laufzeit: 1 Jahr 4 Wochen); _pk_ref.* (Laufzeit: 6 Monate); _pk_ses.* (Laufzeit: 30 Minuten)

Anbieter: Matomo, Innocraft, 150 Willis St., 6011 Wellington, New Zealand

Zugriff Dritter: An den Webseitendienstleister

7.3.3    Eingesetzte Dienste

Matomo (ehemals PIWIK): Wir verwenden auf unserer Webseite den Web-Analyse-Dienst Matomo. Mit diesem Dienst werden Cookies auf dem Endgerät der Webseitenbesucher:innen gespeichert, um Daten über das Verhalten von Webseitenbesucher:innen zu sammeln und auszuwerten. Durch diese Funktion können wir keinen Rückschluss auf einzelne Personen ziehen, da die IP-Adresse automatisch anonymisiert wird. Wir erhalten lediglich eine statistische Auswertung über die Benützung unserer Webseite und es werden keine Informationen an Dritte weitergegeben. Weitergehende Informationen zur Datenverarbeitung sowie Funktionsweise von Matomo erhalten Sie hier.

7.4    Externe Einbindungen

"Externe Einbindungen" sind kleine Programme, mit denen wir zusätzliche Funktionen von Drittanbietern auf unserer Webseite einbauen. Damit derartige Einbindungen von Drittanbietern angezeigt werden können, müssen regelmäßig die IP-Adresse und andere technische Informationen an den Drittanbieter übermittelt werden. Manchmal werden auch andere Informationen (z. B. Nutzungsverhalten, Meta-/Kommunikationsdaten) zu Statistik- und Marketingzwecken erhoben. Wenn keine andere Rechtsgrundlage angeführt ist, stützen wir uns bei dieser Datenverarbeitung auf Ihre Einwilligung.

Widerrufsrecht
Ihre erteilte Ein­wil­li­gung für die Nut­zung unse­rer exter­nen Ein­bin­dun­gen kön­nen Sie jeder­zeit über die Coo­kie-Ein­stel­lun­gen am oberen linken Bildschirmrand wider­ru­fen.

7.4.1    Unsere externen Einbindungen

Vimeo: Wir haben auf unserer Webseite die Videofunktion "Vimeo" der Vimeo, Inc., 555 West 18th Street, New York, New York 10011, eingebettet. Vimeo verarbeitet personenbezogene Informationen von Ihnen (insb. IP-Adresse), damit diese Videos auf unserer Webseite zur Verfügung gestellt und abgespielt werden können. So können über diese Einbindung Cookies gesetzt werden, um z. B. Einstellungen zu speichern oder Video-Inhalte zu entsperren. Mit dem Dienstleister Vimeo haben wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 Datenschutz-Grundverordnung und für allfällige Drittlandübermittlungen in die USA Standardvertragsklauseln abgeschlossen. In diesen Verträgen verpflichten wir Vimeo zur Geheimhaltung Ihrer personenbezogenen Daten und zur Ergreifung geeigneter Datensicherheitsmaßnahmen. Wenn Sie wissen möchten wie Vimeo ihre Daten verarbeitet, finden Sie nähere Informationen hier.

YouTube: Wir haben auf unserer Webseite Videos von "YouTube" der Google Ireland Limited (Google), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, eingebettet. Wenn Sie Videos abspielen, entsteht eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Browser und YouTube und es werden Daten wie z. B. IP-Adresse übermittelt. Über diese Einbindung können Cookies von Google gesetzt werden, wenn Sie dazu Ihre Einwilligung über den Cookie-Banner von Google erteilt haben. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen von YouTube finden Sie hier.

8    Unsere Präsenz auf Sozialen Medien

8.1    Meta (z. B. Facebook, Instagram)

Wenn Sie unsere Präsenz auf Sozialen Medien von Meta (z. B. Facebook, Instagram) besuchen, werden personenbezogene Daten (Dokumentation des Nutzungsverhaltens) mittels Cookies von der Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland verarbeitet. Aus diesen Informationen werden anonymisierte, statistische Daten über die Seitenaktivität erstellt und uns automatisch bereitgestellt (Insights). Wir sind gemäß Artikel 26 DSGVO gemeinsam mit Meta für diese Datenverarbeitung verantwortlich. Dabei stützen wir uns auf unsere berechtigten Interessen (Artikel 6 Absatz 1 litera f DSGVO). Ohne die Verarbeitung dieser Daten wäre uns die Präsenz und Optimierung unseres Angebotes auf Sozialen Medien von Meta nicht möglich.

Wir haben mit Meta eine Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Artikel 26 DSGVO abgeschlossen (Zusatz für Verantwortliche). Weitere Informationen finden Sie auch in den Datenschutzrichtlinien von Meta.

8.2    Unsere Präsenz auf LinkedIn

Wenn Sie unsere Präsenz auf LinkedIn, der LinkedIn Irland Unlimited Company, Wilton Plaza Wilton Place, Dublin 2, Irland, besuchen, werden Ihre personenbezogene Daten von LinkedIn erhoben und im Sinne der Datenschutzerklärung von LinkedIn verarbeitet.

9    Links zu anderen Webseiten

Diese Webseite enthält Links zu anderen Webseiten. Wir sind für die Inhalte dieser Webseiten nicht verantwortlich.

10    Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig überprüft, um neuen gesetzlichen Regelungen und Technologien, Änderungen unserer Tätigkeiten und Verfahren sowie dem sich wandelnden Geschäftsumfeld Rechnung zu tragen.

Zuletzt aktualisiert: Mai 2024